Giải pháp Kios POS được thường được sử dụng tại điểm phục vụ, thu ngân, thanh toán của nhà hàng khách sạn với một hệ thống bao gồm phần mềm Kios POS phiên bản tiêu chuẩn hoặc phiên bản được xây dựng riêng theo yêu cầu và một hệ thống thiết bị ngoại vi bao gồm máy POS màn hình cảm ứng hoặc thiết bị ngoại vi gồm chuột và phím.
Giải pháp Kios POS giúp quản lý việc phục vụ khách hàng các dịch vụ có trong nhà hàng/khách sạn như sử dụng dịch vụ, gọi món, gọi đồ, thu ngân, thanh toán hay các chức năng quản lý khác đi kèm. Giải pháp Kios POS khi được triển khai theo từng quy mô mà chức năng cũng được thiết lập riêng theo đặc thù.
Mô hình triển khai của giải pháp Kios POS tại điểm cung cấp dịch vụ bao gồm:
- Quầy lễ tân/Thu ngân thanh toán: Tại đây sẽ gồm Phần mềm Kios POS được triển khai trên thiết bị bán hàng, thu ngân thanh toán. Đảm nhiệm vai trò thực hiện các thao tác nghiệp vụ đáp ứng dịch vụ theo yêu cầu khách hàng, ghi đơn, thu ngân, thanh toán, in hóa đơn cho khách hàng. Đối với chức năng hậu cần, phần mềm Kios POS cho phép gửi đơn đặt món, gọi đồ hay dịch vụ của khách hàng tới nhà bếp/quầy pha chế để chuẩn bị thông qua mạng LAN và máy in hóa đơn.
- Bộ phận văn phòng/Trung tâm điều hành: Đối với mô hình chuỗi hoặc khách sạn/nhà hàng quy mô lớn, hầu hết các nghiệp vụ khác đều được xử lý tại bộ phận văn phòng như theo dõi doanh thu, theo dõi hàng tồn kho, đặt hàng, tiếp nhận, nhập kho và báo cáo.
Trong ngành công nghiệp thức ăn nhanh , các màn hình có thể ở quầy trước, hoặc được cấu hình để thu ngân và nhận đơn đặt hàng. Thanh ghi bộ đếm phía trước cho phép nhận và phục vụ đơn đặt hàng tại cùng một thiết bị đầu cuối, trong khi thanh ghi lái qua cho phép thực hiện đơn đặt hàng tại một hoặc nhiều cửa sổ lái qua, được thu ngân và phục vụ ở một cửa sổ khác. Ngoài sổ đăng ký, màn hình lái xe và nhà bếp được sử dụng để xem đơn đặt hàng. Khi đơn đặt hàng xuất hiện, chúng có thể bị xóa hoặc thu hồi bằng giao diện cảm ứng hoặc bởi các thanh cản. Hệ thống truyền động xuyên qua thường được tăng cường bằng cách sử dụng hệ thống liên lạc nội bộ không dây (hoặc tai nghe) truyền thông qua ổ đĩa. Hiệu quả của các hệ thống như vậy đã làm giảm thời gian phục vụ và tăng hiệu quả của các đơn đặt hàng.
Một sự đổi mới khác trong công nghệ cho ngành nhà hàng là máy bán hàng POS không dây. Nhiều nhà hàng với số lượng lớn sử dụng máy POS cầm tay không dây để thu thập các đơn đặt hàng được gửi đến một máy chủ. Máy chủ gửi thông tin yêu cầu đến nhà bếp trong thời gian thực. Hệ thống không dây bao gồm micrô và loa truyền động (thường một loa sẽ phục vụ cả hai mục đích), được kết nối với “trạm gốc” hoặc “mô-đun trung tâm”. Điều này, đến lượt nó, sẽ phát đến tai nghe. Tai nghe có thể là tai nghe tất cả trong một hoặc một tai nghe được kết nối với túi đeo thắt lưng.
Trong các khách sạn, phần mềm POS cho phép chuyển tiền bữa ăn từ phòng ăn sang phòng của khách bằng một hoặc hai nút. Nó cũng có thể cần được tích hợp với phần mềm quản lý tài sản.
Các hệ thống mới hơn, phức tạp hơn đang thoát khỏi hệ thống loại “máy chủ tệp” cơ sở dữ liệu trung tâm và chuyển sang cái được gọi là “cơ sở dữ liệu cụm”. Điều này giúp loại bỏ mọi sự cố hoặc thời gian ngừng hoạt động của hệ thống có thể được liên kết với máy chủ tệp back office. Công nghệ này cho phép 100% thông tin không chỉ được lưu trữ mà còn được lấy từ thiết bị đầu cuối cục bộ, do đó loại bỏ sự cần thiết phải dựa vào một máy chủ riêng để hệ thống hoạt động.
Hệ thống máy tính bảng POS phổ biến cho các giải pháp bán lẻ hiện đã có sẵn cho ngành nhà hàng. Ban đầu các hệ thống này không phức tạp và nhiều hệ thống ban đầu không hỗ trợ máy in từ xa trong nhà bếp. Hệ thống máy tính bảng ngày nay đang được sử dụng trong tất cả các loại hình nhà hàng bao gồm cả hoạt động phục vụ bàn. Hầu hết các hệ thống máy tính bảng tải tất cả thông tin lên Internet để người quản lý và chủ sở hữu có thể xem báo cáo từ bất kỳ đâu bằng mật khẩu và kết nối Internet. Truy cập Internet trên điện thoại thông minh đã làm cho các cảnh báo và báo cáo từ POS trở nên rất dễ tiếp cận. Máy tính bảng đã giúp tạo ra hệ thống Mobile POS và các ứng dụng Mobile POS cũng bao gồm thanh toán, khách hàng thân thiết, đặt hàng trực tuyến, đặt hàng bên bàn của nhân viên và đặt hàng trên bàn của khách hàng. Về thanh toán, máy POS di động có thể chấp nhận tất cả các loại phương thức thanh toán từ thẻ không tiếp xúc,Thẻ hỗ trợ chip EMV và thẻ hỗ trợ NFC di động. [24] Mobile POS (AKA mPOS) đang phát triển nhanh chóng với các nhà phát triển mới tham gia thị trường gần như hàng ngày.
Với sự nở rộ của máy tính bảng màn hình cảm ứng giá rẻ, ngày càng nhiều nhà hàng triển khai dịch vụ tự đặt món qua máy tính bảng POS đặt cố định trên mỗi bàn. Khách hàng có thể duyệt qua menu trên máy tính bảng và đặt hàng, sau đó sẽ được gửi đến nhà bếp. Hầu hết các nhà hàng có thực đơn gọi món bằng iPad đều bao gồm ảnh chụp các món ăn để khách có thể dễ dàng chọn món mình muốn. Điều này dường như cải thiện dịch vụ và tiết kiệm nhân lực cho một phần của nhà hàng. Tuy nhiên, điều này phụ thuộc vào mức độ thông minh của hệ thống đã được lập trình.
Như một trường hợp cụ thể, một số hệ thống tự đặt món không yêu cầu sự hỗ trợ của nhân viên có thể không nhận dạng đúng một đơn hàng tiếp theo từ cùng một khách hàng tại một bàn. Do đó, khách hàng vẫn phải chờ đợi và tự hỏi tại sao món ăn và đồ uống thứ hai của mình không được phục vụ.
Một ví dụ khác về mức độ thông minh của hệ thống, đó là liệu một đơn hàng đã được đặt nhưng chưa được nhà bếp xử lý có thể được khách hàng sửa đổi thông qua máy tính bảng POS hay không. Đối với một đơn đặt hàng chưa được xử lý như vậy, khách hàng sẽ được cung cấp tùy chọn để dễ dàng truy xuất đơn đặt hàng của mình và sửa đổi đơn đặt hàng đó trên máy tính bảng POS. Nhưng khi đơn đặt hàng của anh ta đang được xử lý, chức năng này sẽ tự động bị vô hiệu hóa.
Hệ thống tự đặt hàng không phải lúc nào cũng hoàn toàn miễn phí khỏi sự can thiệp của nhân viên và vì một số lý do chính đáng. Ví dụ: một số nhà hàng yêu cầu các món mà khách hàng đã chọn phải được tham dự và chỉ người phục vụ có mật khẩu yêu cầu mới có thể đặt món đó. Điều này ngăn chặn các đơn đặt hàng giả – chẳng hạn như có thể được nhập bởi những đứa trẻ nghịch ngợm – và tranh chấp sau đó về các mặt hàng đã đặt. Nếu đồ uống có cồn được đặt, người phục vụ cũng cần xác minh độ tuổi của khách hàng trước khi gửi đơn hàng.
Các thông số kỹ thuật để triển khai hệ thống tự đặt hàng như vậy đòi hỏi nhiều hơn so với một trạm POS do nhân viên thu ngân điều khiển. Về mặt phần mềm và phần cứng, mỗi máy tính bảng trên bàn khách hàng phải được nối mạng với trạm POS thu ngân và máy tính nhà bếp để cả hai đều được cập nhật liên tục về các đơn đặt hàng. Cơ sở dữ liệu chung phục vụ mạng này cũng phải có khả năng phục vụ nhiều người dùng đồng thời – nhân viên thu ngân, khách hàng, nhà bếp và thậm chí có thể là quầy đồ uống.
Do đó, các nhà phát triển cần lưu ý rằng một số cơ sở dữ liệu như Microsoft Access được sử dụng phổ biến có thể có các thông số kỹ thuật mà nhiều người dùng đồng thời có thể sử dụng. Tuy nhiên, dưới áp lực của hệ thống POS, chúng có thể thất bại thảm hại dẫn đến lỗi liên tục và dữ liệu bị hỏng.
Hệ thống POS thường được thiết kế cho nhiều loại khách hàng và có thể được người dùng cuối lập trình để phù hợp với nhu cầu của họ. Một số khách hàng lớn viết thông số kỹ thuật của riêng họ để các nhà cung cấp thực hiện. Trong một số trường hợp, hệ thống POS được bán và hỗ trợ bởi các nhà phân phối bên thứ ba, trong khi trong các trường hợp khác, chúng được bán và hỗ trợ trực tiếp bởi nhà cung cấp.
Việc lựa chọn một hệ thống POS nhà hàng là rất quan trọng đối với hoạt động hàng ngày của nhà hàng và là một khoản đầu tư lớn mà ban quản lý và nhân viên của nhà hàng phải sống trong nhiều năm. Hệ thống POS nhà hàng giao tiếp với tất cả các giai đoạn hoạt động của nhà hàng và với tất cả mọi người có liên quan đến nhà hàng bao gồm khách, nhà cung cấp, nhân viên, người quản lý và chủ sở hữu. Việc lựa chọn hệ thống POS nhà hàng là một quá trình phức tạp nên do chủ nhà hàng đảm nhận và không được giao cho một nhân viên. Quy trình mua hàng có thể được tóm tắt thành ba bước: Thiết kế, So sánh và Thương lượng. Bước Thiết kế yêu cầu nghiên cứu để xác định các tính năng POS nhà hàng nào cần thiết cho hoạt động của nhà hàng. Với thông tin này, chủ nhà hàng hoặc người quản lý có thể So sánh các giải pháp POS nhà hàng khác nhau để xác định hệ thống POS nào đáp ứng yêu cầu của họ. Bước cuối cùng là Thương lượng giá cả, điều khoản thanh toán, đào tạo bao gồm, bảo hành ban đầu và chi phí hỗ trợ liên tục.