Hướng dẫn nhập kho đối với sản phẩm là hàng hóa, vật tư
Đối với các sản phẩm là hàng hóa, vật tư cần quản lý về số lượng, giá vốn các bạn tiến hành nhập kho đầu kỳ sau khi đã có đầy đủ thông tin sản phẩm, hàng hóa, vật tư.
Bước 1: Kiểm tra số tồn trước khi nhập kho.
Đối với người mới bắt đầu làm quen và sử dụng phần mềm, để có thể học hiểu và áp dụng phần mềm một cách nhanh chóng. Ta sẽ kiểm tra số liệu báo cáo trước khi nhập hàng hoặc bán hàng để đảm bảo thao tác của ta khi nhập vào phần mềm đã chính xác.
Thao tác:
- Đăng nhập với quyền giám đốc
- Chọn mục [Báo cáo] tại Menu bên trái. Phần mềm sẽ hiển thị danh sách các loại báo cáo như sau:
Bước 2: Chọn báo cáo [Tồn kho hiện tại]
Đây là báo cáo cho biết số tồn tại thời điểm hiện tại của kho hàng – cửa hàng.
Giao diện để lấy báo cáo hiển thị như hình bên phải:
Bước 3: Chọn [Thực hiện báo cáo]
Trong trường hợp chỉ lấy báo cáo đối với một sản phẩm cụ thể hay một nhóm sản phẩm ta sẽ điền các thông tin sản phẩm cần tìm hoặc chọn nhóm sản phẩm tại mục [Danh mục] trươc khi thực hiện báo cáo.
Sau khi ấn thực hiện báo cáo phần mềm sẽ cho ra kết quả như hình ảnh bên trái màn hình:
Trong trường hợp báo cáo không có dữ liệu, hoặc không có số tồn trong kho. Phần mềm sẽ hiện lên thông báo như sau:
Như các bạn đang thấy. Báo cáo tồn kho hiện tại cho thấy hàng tồn và giá trị hàng tồn trong kho như trên. Cocacola và Pesi hiện đang có số tồn là 50. Đây là số tồn đã được nhập vào phần mềm.
- SLCB là viết tắt của từ Số lượng cảnh báo
- SLTĐ là viết tắt của từ Số lượng tối đa
- Đây là chức năng giúp bạn đặt ra giới hạn tối thiểu và tối đa cho hàng hóa của mình.
- Để in bạn chọn biểu tượng máy in và ấn Print.
- Để lưu thành tệp PDF, Word, Excel bạn chọn biểu tượng Lưu sau đó chọn nơi bạn muốn lưu trữ.
Sau khi kiểm tra báo cáo hàng tồn. Báo cáo cho thấy số tồn của Pesi là 50 lon, Cocacola là 50 lon. Bây giờ giả sử ta nhập thêm 70 lon Cocacola và 100 lon Pesi ta tiến hành tiếp tuần tự các bước nhập hàng như sau.
Bước 4: Thực hiện thao tác nhập kho
- Tại Menu bên trái màn hình, ta chọn mục [Bán hàng]. Phần mềm sẽ hiển thị giao diện như phía bên phải:
- Đây là giao diện thực hiện các chức năng nhập – xuất hàng hóa, thu ngân, thanh toán đối với các giao dịch nhập xuất hàng hóa.
| Tìm kiếm | |
| Sửa giá và số lượng |
- Chọn biểu tượng [Tìm kiếm] trên màn hình hoặc ấn phím tắt là mũi tên bên phải trên bàn phím.
- Gõ tên sản phẩm cần tìm, chú ý bạn chỉ cần gõ một vài chữ trong tên sản phẩm là được. Sau đó chọn nút [Thực hiện lọc]
- Sau khi thực hiện lọc, thông tin sản phẩm bạn tìm nếu có sẽ hiển thị ra. Bạn chọn đúng sản phẩm và chọn [OK] để đồng ý đưa sản phẩm vào đơn.
- Sản phẩm đã được đưa vào đơn sau khi thực hiện chức năng [Tìm kiếm]
- Xác nhận chính xác thông tin sản phẩm đã được đưa vào phần mềm.
- Chọn đối tượng muốn cập nhật số lượng và giá bằng cách ấn mũi tên [Lên] hoặc [Xuống] trên bàn phím.
- Sau khi đã chọn đối tượng hàng hóa muốn thay đổi số lượng, giá. Các bạn ấn vào biểu tượng [Thay đổi số lượng, giá] hình bút chì trên màn hình hoặc ấn phím tắt mũi tên bên [Phải] trên bàn phím.
- Ấn số lượng muốn thay đổi và ấn phím [Enter] hoặc chọn nút [OK] để xác nhận thay đổi.
- Số lượng cần nhập của sản phẩm đã được cập nhật vào phần mềm. Như hình bên bạn sẽ thấy Pesi từ số lượng là 1 nay đã chuyển thành 100.
- Làm tuần tự với các sản phẩm cần nhập kho theo hai bước. 1. Tìm kiếm & chọn sản phẩm cần nhập. 2. Cập nhật số lượng hàng hóa nhập.
- Sau khi thực hiện tuần tự hết các sản phẩm cần nhập. Các bạn lưu ý. Tại cột số lượng và tổng tiền đều có dạng + Dương. Điều này thể hiện cho hàng bán.
- Nếu tại cột số lượng, và tổng tiền thể hiện thêm dấu – (Âm) tức thể hiện cho hàng nhập.
- Để thực hiện thao tác nhập kho đồng loạt các sản phẩm. Ta ấn vào nút [Nhập kho].
- Sau khi ấn vào nút [Nhập kho] các bạn chú ý tại mục cột Số lượng và Giá trị đều được chuyển sang dấu “-” (Âm) thể hiện cho hàng nhập.
- Hình bên là kết quả sau khi ấn nút [Nhập kho]. Giá trị hàng hóa tự động chuyển sang giá nhập. Số lượng tự động thêm dấu “-” thể hiện cho hàng nhập. Giá trị có thêm dấu “-” thể hiện cho tiền xuất trả. Tổng tiền thể hiện tổng tiền xuất trả.
- -850.000 đ là tổng tiền hàng nhập, dấu “-” thể hiện cho tiền xuất trả.
Sau khi xác nhận các thông tin hàng hóa, số lượng, tiền hàng là chính xác. Ta tiến hành lưu phiếu và kết thúc trình tự bằng cách:
- Ấn vào nút “=” trên màn hình. Hoặc ấn phím tắt là phím “Space” (Phím dài nhất trên bàn phím).
- Sau khi thực hiện bằng một trong hai cách trên. Hộp thoại thanh toán sẽ hiện ra để xác nhận.
- Sau khi xác nhận. Ấn [Enter] hoặc [OK] để đồng ý và kết thúc.
- Sau khi kết thúc tiến trình nhập hàng, phần mềm sẽ trở về giao diện Nhập – Xuất hàng hóa trống. Bạn có thể thực hiện đơn hàng nhập – xuất tiếp theo.
- Quay lại mục [Báo cáo] chọn [Tồn kho hiện tại]. Sau đó chọn [Thực hiện báo cáo] để kiểm tra số tồn kho mới.
- Số tồn mới đã được cập nhật vào phần mềm như hình ảnh bên phải.
Số tồn cũ của Cocacola và Pesi trước nhập kho là 50 mỗi loại. Cộng với số hàng vừa nhập với Cocacola là 70 lon, với Pesi là 100 lon. Số tồn mới sẽ là 120 lon Cocacola, Pesi là 150 lon. Kiểm tra báo cáo và xác nhận số lượng trong báo cáo là chính xác.
Các chức năng khác trong giao diện:
Chức năng chọn nhà cung cấp, khách hàng, hay đối tượng thực hiện giao dịch.
Tạo hóa đơn mới. (Sử dụng trong trường hợp thanh toán nhiều đơn cùng lúc)
Chia đơn, trong trường hợp dùng để tách hóa đơn.
Xóa hóa đơn
Quản lý các hóa đơn