Bất kỳ sự thay đổi công nghệ doanh nghiệp nào cũng khó khăn. Cho dù bạn đang thực hiện một hệ thống POS mới hoặc nâng cấp hệ thống cũ, có rất nhiều việc bạn phải làm và những việc đó lại rất phức tạp khiến bạn có vô hạn các quyết định. Điều gì xảy ra khi dự án hoàn thiện ? Đội của bạn có được tăng tốc về sự hiểu biết công nghệ và sẵn sàng bắt kịp và thích ứng ? Tệ hơn nữa, bạn có phải trả những chi phí hỗ trợ đắt đỏ đến không ngờ ?
Việc triển khai hoặc nâng cấp công nghệ của bạn nên kết thúc bằng một tiếng xèo xèo thay vì một tiếng nổ. Để đảm báo quá trình chuyển đổi suôn sẻ, có một vài điều mà bạn nên biết, với tư cách một khách hàng và đối tác phần mềm của bạn cũng như tư cách một chuyên gia công nghệ của bạn, điều đó sẽ được thực hiện trong suốt dự án. Đối với người đã làm việc với nhiều dạng khách hàng trong suốt vài thập kỷ qua, tôi đã thấy các mô hinh chuyển tiếp đi kèm với những rào cản và rất nhiều điều xảy ra bất ngờ khiến dự án bị chậm chễ. Hãy cùng xem một số thói quen và những cân nhắc quan trọng dành cho bạn và đối tác phần mềm của bạn trong suốt dự án.
Ở thời điểm bắt đầu
Một cuộc thảo luận về việc chuyển đổi sang một hệ thống mới từ nhà đối tác công nghệ của bạn tới nhóm nội bộ nên được đưa ra khi bắt đầu dự án, không phải cuối hoặc giữa dự án. Một câu hỏi được đưa ra, bạn thực sự có khả năng đảm nhận dự án này không ? Bạn cần sự đào tạo trong bao lâu từ đối tác của bạn ?
Một nhóm kỹ năng của đội ngũ IT có thể thay đổi cho khắp công ty, nhưng nhìn chung họ không phải là chuyên gia trong việc triển khai công nghệ phức tạp. Và bạn không nên mong chờ vào việc biến họ thành chuyên gia: Việc triển khai không phải kỹ năng chính của họ và nó cực kỳ hiếm nếu có một người như vậy. Bởi vì điều này, nó sẽ rất quan trọng để có một cuộc thảo luận ngay từ đầu, làm nền tảng cho nhóm IT của bạn đạt mục tiêu và thứ mà bạn muốn sẽ thành công sau khi đối tác công nghệ của bạn đã hoàn thành dự án.
Làm thế nào để đối tác của bạn giúp bạn thành công ? Điều gì khiến cho đội ngũ của bạn có thể đáp ứng kỹ năng cần thiết để áp dụng cho nhiều năm tới ?
Chẳng hạn, nếu bạn chưa chọn một bộ ứng dụng của mình, bạn cần có những kỹ năng nội bộ nào để có thể định hướng quyết định của bạn? Nếu bạn đã lựa chọn, đội ngũ IT của bạn đã sẵn sàng hỗ trợ chưa? Nếu không, đối tác công nghệ của bạn có sẵn sàng đào tạo nhóm của bạn hoặc thậm chí là xác định bộ kỹ năng mới cho nhân viên mà bạn cần thuê?
Quan trọng nhất, nếu bạn không chắc những câu hỏi nào sẽ hỏi đối tác phần mềm của bạn hoặc đối tác tiềm năng của mình, vậy hãy nói với họ điều này. Theo dõi xem họ có giúp hướng dẫn bạn qua những hoạt động thực tiễn tốt nhất không, hãy chú xem bạn có yên tâm và tin tưởng rằng họ đang giúp đỡ bạn dựa trên những gì tốt nhất cho bạn, không phải cho họ.
Không có nhiều tối tác công nghệ tập trung vào sự chuyển giao các quá trình của dự án vào giai đoạn sớm và điều đó có thể gây ra sự chậm trễ và chi phí hỗ trợ tăng thêm sau này. Làm việc chăm chỉ ngay từ đầu trong khi bạn vẫn kiểm tra đối tác và hỏi những câu hỏi này không chỉ giúp bạn chuẩn bị cho những dự án thực tế mà cũng giúp bạn có thể cảm nhận tốt hơn về đối tác công nghệ. Họ có thể dành thời gian để trả lời những câu hỏi của bạn một cách hoàn chỉnh nhất và giúp bạn trở thành một khách hàng thông minh. Triển khai hoặc nâng cấp phần mềm chính là điều quan trọng nhưng tốn thời gian và tiền bạc. Đặt những câu hỏi hóc búa và cởi mở, trung thực về khả năng của bạn sẽ giúp nó bắt đầu đúng nơi.
Trong khi triển khai dự án
Ngay cả khi bạn ở trong một tá dự án và có hàng loạt thứ khác cần để ý thì bạn phải xác định xem liệu quá trình chuyển đổi này có diễn ra tốt đẹp hay không. Hãy nhớ rằng đây là đều nên xảy ra trong suốt dự án, không phải chỉ là một suy nghĩ thoáng qua.
Đội ngũ IT của bạn chính là chía khóa quan trọng. Đối tác công nghệ của bạn nên được thảo luận cùng một chỗ với nhóm của bạn để 2 bên có thể dễ dàng trao đổi. Nếu nhóm IT của bạn được không bắt kịp, đó sẽ là một lá cờ đỏ. Nếu họ cần thêm kỹ năng hoặc không thể theo kịp dự án, đó sẽ là một lá cờ đỏ. Đây không phải là một trò chơi đổ lỗi cho nhau nhưng có một số vấn đề cần phải cân nhắc và xác định sớm nếu công việc không đi vào quỹ đạo. Lịch trình, chi phí và những vấn đề khác đều phải minh bạch và khi có một tảng đá ngáng đường, đội ngũ của bạn và đối tác của bạn phải có một mối quan hệ tin tưởng lẫn nhảu để xóa vượt qua tảng đá đó.
Xác nhận quy trình kinh doanh chính là một công cụ hữu ích để hỗ trợ quá trình chuyển giao diễn ra một cách suôn sẻ. Trong trường hợp này, đối tác phần mềm của bạn sẽ đưa những người dùng trong doanh nghiệp của bạn qua vô số các quy trình trong ứng dụng mới để có thể hiễu rõ những vẫn đề sẽ xảy ra và có thể dễ dàng thích ứng một khi ứng dụng hoạt động.
Các hệ thống điều khiển dữ liệu sẽ không hoạt động nếu dữ liệu không được lưu chuyển chính xác – ví dụ, một nhân viên thu ngân đóng sổ phần mềm không chính xác có thể phá vỡ toàn bộ báo cáo tài chính ngày hôm đó – vậy nên hiểu điều cần thiết để có thể thành công chính là nghĩ về cách người dùng cuối sẽ vận hành những kiến thức đã được đào tạo ra sao trong quá trình chuyển giao.
Cuối cùng
Trong giai đoạn này của dự án, sẽ có một trong những thách thức phổ biến nhất mà tôi thấy chính là khi khách hàng đánh giá thấp quy trình quản lý và họ sẽ phải tự tay quản lý tổ chức của họ: Công nghệ mới sẽ ảnh hưởng tới hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, những vai trò kỹ thuật IT và sự đào tạo cần thiết cho mỗi cấp độ của công ty ? Các ứng dụng này rất phức tạp và có các lỗi nhỏ – giống như ví dụ về nhân viên thu ngân lúc đầu – sẽ làm gián đoạn cả quy trình. Điều quan trọng là xác định các tình huống có thể sẽ phá vỡ các quy trình của bạn và làm việc với đối tác phần mềm để huấn luyện đội ngũ IT của bạn để họ có thể phản ứng kịp thời.
Đừng thử làm tất cả mọi thứ
Trong khi đội ngũ IT của bạn có thể tự mình quản lý ứng dụng mới và các hoạt động hàng ngày của danh nghiệp, sẽ có những vấn đề hiếm khi xảy ra như việc yêu cầu kỹ năng quá cao so với đội ngũ hiện tại. Ví dụ như, khi cập nhật phần mềm hoặc nâng cấp nó, sẽ đòi hỏi có một bộ kỹ năng cao. Sẽ không có nghĩa gì nếu giữ một ai đó trong đội ngũ làm việc hoặc đào tạo những nhân viên hiện có một hoặc hai lần trong một năm. Trong những trường hợp đó, hãy liên hệ với đối tác công nghệ của bạn một lần nữa, đó là một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất bởi vì họ đã hoàn thành cùng một dự án với rất nhiều khách hàng, và họ hiểu nó từ trong ra ngoài.
Với một kế hoạch tốt và sự giao tiếp cởi mở, việc triển khai hoặc nâng cấp công nghệ của bạn sẽ kết thúc bằng một tiếng xì xì thay vì một tiếng nổ. Mặc dù bạn không thể tránh khỏi nhưng sự thật rằng công nghệ doanh nghiệp sẽ phức tạp, bạn có thể tự đặt ra đúng câu hỏi để hỏi và đối tác của bạn sẽ đảm bảo bạn sẽ không bị bỏ rơi một khi dự án hoàn thành.